FAQ

Unsere AGBs sind als PDF hier zum Download zur Verfügung.

Im Prinzip ja, jedoch eine Registrierkasse wickelt nur Zahlungsvorgänge an der physischen Kassentheke ab. Sie ist nicht an ein computergestütztes / Cloud-gestütztes Kassensystem angeschlossen, und es kann nur begrenzt oder unter enormen Integrationsaufwände andere Kassenhardware unterstützen. Eine standortübergreifende Sicht für Händler ist mit einem kompletten Kassensystem möglich.

Unter einem Kassensystem versteht man eine EDV-Lösung zur Einbindung von Peripheriegeräten oder Software mit einer Personal-Computer- oder elektronischen Registrierkasse.

Eine Registrierkasse ist ein Kasten mit einer Tastatur, einem Display für den Kassierer, häufig auch mit Kundendisplay und einer Geldlade. Ein Druckwerk sorgt für den Ausdruck der Kassenbons. Moderne Registrierkassen haben einen elektronischen Speicher für die Journaldaten und die Kassenberichte am Ende des Tages. Diese Informationen sind über die Cloud-Lösungen jederzeit abrufbar.

Darüber hinaus muss ein Kassensystem eine lückenlose Aufzeichnung sowie Signaturen der Einnahmen sowohl in Bar als auch mit den Karten und Mobilen Geräten sicherstellen. Es schützt vor einer nachträglichen Änderung der Transaktionen und erfüllt die Einzelaufzeichnungs- sowie Belegerteilungspflicht (Belegausgabepflicht).

Eine Registrierkasse ist im Gegensatz zur Systemkasse nicht vernetzt. Als Stand-Alone-Kasse hat die Registrierkasse den Nachteil, betriebliche Abläufe nicht oder nur teilweise zu unterstützen.

Eine Registrierkasse ist nicht mit dem Warenwirtschaftssystem vernetzt. Wird eine Ware verkauft, wird sie nicht automatisch aus dem Lager gebucht. Die Ware muss manuell ausgebucht werden, dabei können Fehler entstehen. Auch bei der Arbeit mit dem Kartengerät entstehen mit der Stand-Alone-Kasse Doppelarbeiten. Beim Kassieren muss der Zahlbetrag ein weiteres Mal im Kartengerät eingeben werden. Tagesabschlüssen in der Buchhaltung sind mit einer Stand-Alone-Registrierkasse aufwendiger.

Bei einem softwaregestütztes Kassensystem kann dagegen eine Warenwirtschaft integriert werden:

• Jeder Verkauf führt automatisch zu einer Buchung im Warenlager
• der Z-Bon wird automatisch an die Buchhaltungssoftware übermittelt
• der Kunde erhält einen Kassenbon mit einer genauen Artikel-Nummer, die den Verkauf nachvollziehbar machen
• Kartengerät und Kasse sind synchronisiert
• bezahlt der Kunde mit Girocard, registriert die Kasse die Girocard als Zahlungsart. Gleiches gilt für Kreditkarten
• Kassensysteme haben außerdem Funktionen der Kundenbindung und der Mitarbeiterverwaltung

Traditionell gab es physische Kassensysteme, die in den Geschäften installiert wurden. In den letzten Jahren ist jedoch die Anwendung der Software-Kassensysteme auf Grund der unzähligen Vorteile wie der Preis, einfache Wartung, Aktualisierung und modulare Anpassungen massive zugenommen.

Grundsätzlich kann man sieben verschiedene Typen von Kassensystemen identifizieren:

• Offene Ladenkassen
• elektronische Registrierkassen
• PC-Kassen
• POS-Kassen (Point-of-Sale-Kassensysteme)
• Tablet Kassen
• Cloud-basierte Kassensysteme
• Mobile Kassen

Ein Cloud System hat für den Benutzer große Vorteile. Man kann auf die Stammdaten (Produkte, Preise etc.) per Knopfdruck über jedes internetfähige Gerät zugreifen und diese bearbeiten, Produktlisten lassen sich komfortabel einspielen und eine Vielzahl an spezifischen Finanzreports und Auswertungen lassen sich im Handumdrehen erstellen. Sollte die Kasse gerade Online arbeiten bekommt man die Verkaufszahlen in Echtzeit.

1. Österreich – Seit 1.5.2016 gilt für alle Betriebe ab einem Jahresumsatz von 15.000 Euro bzw. Barumsätzen von mehr als 7.500 Euro eine elektronische Aufzeichnungspflicht (Registrierkasse / Kassenpflicht). Die Kassenpflicht muss seit 1.4.2017 zusätzlich über einen Manipulationsschutz, sogenannte Registerierkassenpflicht RKSV, verfügen. (siehe Kassensicherungsverordnung: https://www.bmf.gv.at/public/informationen/registrierkassen-beispiele-detailspezifikation.html).
2. Deutschland – Ab dem 1.1.2020 müssen Kassensysteme in Deutschland den Anforderungen der Kassensicherungsverordnung (KassSichV) Für die Verwendung der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) gibt es eine Nichtbeanstandungsregel bis zum 30.9.2020. Für GoBD (gesetzliche Aufzeichnungspflicht vor der KassSichV) konforme Kassen, die nach dem 25.1.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft wurden und bauartbedingt nicht auf die Anforderungen der KassSichV aufrüstbar sind existiert eine Übergangsregelung bis zum 31.12.2022. Für alle anderen Kassensysteme gilt diese Übergangsregelung grundsätzlich nicht. (https://kassensichv.com/).

“Die Kassensicherungsverordnung ist eine Verordnung des Finanzministeriums, die neue Standards zur Verhinderung von Manipulationen an Registrierkassen verbindlich vorschreibt. Die KassenSichV vom 26.9.2017 basiert auf dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 16.12.2016. Dieses Gesetz wird auch Kassengesetz oder KassenG genannt.

Ab dem 30.09.2020 müssen in Deutschland Registrierkassen, deren Bauart es technisch zulässt, mit einer sogenannten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Die Sicherheitseinrichtung speichert die Transaktionen der Kasse auf ihrem internen Speicher und liefert einen Code zurück an die Kasse. Dieser Code ist auf jeden Verkaufsbeleg zu drucken. Die Daten werden in einem unveränderbaren Protokoll gespeichert, das für das Finanzamt exportierbar sein muss.” (https://kassensichv.com/)

“Nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschaffte Registrierkassen, welche die Anforderungen der GoBD erfüllen, aber bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, so dass sie die Anforderungen des § 146a AO nicht erfüllen, dürfen längstens bis zum 31.12.2022 weiterhin verwendet werden.

Die Nachweise des Vorliegens dieser Voraussetzungen sind für die jeweils eingesetzte Registrierkasse der Systemdokumentation beizufügen (z.B. durch eine Bestätigung des Kassenherstellers). Von der Ausnahmeregelung sind PC-Kassensysteme nicht umfasst.” (https://kassensichv.com/)

Seit 1.4.2017 müssen alle Registrierkassen zusätzlich über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Diese soll einen Manipulationsschutz garantieren. Die Sicherheitseinrichtung besteht aus einer Verkettung der Barumsätze mit Hilfe der elektronischen Signatur. In der Signatur sind der aktuelle Umsatzstand, der Umsatzstand des letzten Belegs sowie der Barumsatz des aktuellen Belegs verkettet. Damit ist eine Manipulation durch Löschung von Belegen ausgeschlossen. “Registrierkassen sind gemäß 131b BAO (BGBl. I Nr. 118/2015) durch eine technische Sicherheitseinrichtung gegen Manipulation zu schützen. Die technischen Detailspezifikationen dieser Sicherheitseinrichtung sind in der Anlage der mittlerweile notifizierten Registrierkassensicherheitsverordnung beschrieben.”

(https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20009390)

Bonpflicht besteht ab dem ersten Umsatz in bar, oder Zahlungsmittel unabhängig von einer Kassenpflicht. Ein Kassensystem produziert Bons zum Aushändigen an den Kunden.

Bereits 2016 wurde in Deutschland die Kassensicherungsverordnung verabschiedet. Die Belegausgabepflicht ist (wie die TSE) Teil dieser Verordnung, die Kassenmanipulationen verhindern und Steuerhinterziehungen vorbeugen soll.

Kassensysteme müssen die Sicherheitsanforderungen in Deutschland (KassenSichV) und Österreich (RKSV) entsprechen. Zusätzlich müssen alle Bons manipulationsfrei signiert werden.

Eine Kasse mit digitaler Signatur ist eine Kasse, die mit einer Sicherheitseinrichtung zum Manipulationsschutz ausgestattet ist. Ersichtlich wird dies im QR-Code auf dem Kundenbeleg, welcher die digitale Signatur enthalten muss.

Wenn die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) an der Kasse aktiviert ist, erhält jeder Kassenbeleg automatisch eine Signatur, die Informationen zu der TSE enthält. EAZ-SerNr : Hierbei handelt es sich um die eindeutige Kennzeichnung der Registrierkasse.

Beispiel für eine TSE-Signatur:

Wie in der Gesetzgebung ganz allgemein üblich, gibt es Ausnahmen von vielen Regelungen. So ist es auch in Bezug auf die Belegausgabepflicht.

Nach § 146a Absatz 2 AO „können die Finanzbehörden bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gemäß § 148 AO aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen von einer Belegausgabepflicht befreien. Die erteilte Befreiung kann jederzeit widerrufen werden“.

Nach § 148 AO „können die Finanzbehörden für einzelne Fälle oder für bestimmte Gruppen von Fällen dann Erleichterungen bewilligen, wenn die Einhaltung der durch die Steuergesetze begründeten Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Härten mit sich bringt, und wenn darüber hinaus eine Besteuerung durch die Erleichterung nicht beeinträchtigt wird. Die Bewilligung ist auch rückwirkend möglich”. (https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/2020-02-18-steuergerechtigkeit-belegpflicht.html)

Bei Begriffen wie Zumutbarkeit oder wie Praktikabilität handelt es sich um Ermessensentscheidungen, die so oder so ausgelegt und interpretiert werden können. Jede Entscheidung ist immer auch eine Einzelfallentscheidung.

Den Antrag auf Befreiung von der Belegausgabepflicht können Sie oder Ihr Steuerberater formlos stellen.

Sollte der Antrag abgelehnt werden, dann haben Sie ein Rechtsbehelfs- beziehungsweise Widerspruchsrecht gegen den Ablehnungsbescheid. Ob man dieses nutzen solltest, kommt auf den genauen Einzelfall an.

Außerdem nicht von der Belegpflicht betroffen ist die so genannte „offene Ladenkasse“. Sie ist eine Barkasse ohne jede technische Ausstattung. Für das Bargeld wird dabei ein einfacher Vorratsbehälter benutzt, beispielsweise eine einfache Schublade, eine Geldkassette, eine Schachtel oder ein Holzkästchen.

Die gute Nachricht: Für das Nichtausstellen eines Kassenbons gibt es kein Bußgeld.

Die schlechte Nachricht: Wenn keine Bons ausgestellt werden, kann dies als Indiz dafür gewertet werden, dass den Aufzeichnungspflichten nicht ausreichend nachgekommen wird.

Dadurch drohen häufigere Betriebsprüfungen, bei denen es oft zu Unklarheiten kommt – und diese Unklarheiten können eine Umsatzschätzung durch das Finanzamt zur Folge haben.

Umsatzschätzungen sind aber häufig mit hohen Steuernachzahlungen verbunden. Es gilt also: kein Kassenbon = höheres Steuernachzahlungsrisiko.

Der steuerlich verwendbare Beleg muss nicht nur von der Form, sondern auch vom Inhalt her sachlich und rechnerisch richtig sein. Davon kann der Unternehmer bei einem zertifizierten TSE-Kassensystem fest ausgehen.

Dennoch der Vollständigkeit halber an dieser Stelle nochmal die belegmäßigen Pflichtinhalte:

• Name inklusive Rechtsform sowie Postanschrift des Unternehmens
• Rechnungsnummer
• Datum und Uhrzeit von Leistungserbringung und Belegausstellung (auf Sommer- und Winterzeit achten)
• Art, Umfang und Menge der Bestellung
• Zahlbetrag und Mehrwertsteuer sowohl in Prozent als auch in Euro ausgewiesen
• seit Januar 2020: Seriennummer des Kassensystems oder alternativ die des Sicherheitsmoduls

Die Logik und die Benutzeroberfläche ist bei allen Systemvarianten gleich. Die Gastro Variante unterscheidet sich durch einen erweiterten Funktionsumfang, um den Bedürfnissen der Gastronomie gerecht zu werden. Zu diesen Funktionen zählen unter anderen:

• Tischverwaltung
• Tische teilen
• Tischwechsel
• Mehrere Ausgabestellen
• Gangfolgen
• Split Kassieren

Die Software-Lösung läuft auf dem Android Betriebssystem und kann daher ein IOS Device als Kassengerät nicht unterstützen. Hingegen kann das Gerät für die Kassen-Kontenverwaltung eingesetzt werden.

Grundsätzlich ja. Steuerberater können unter dem Titel Digitalisierung, je nach Land, entsprechende Förderungen beantragen.

Unternehmen ohne eigenen Netzbetrieb, die sich der Leistung eines techn. Netzbetreibers bedienen.

Die Girocard kennen die meisten Deutschen, auch wenn sie eher unter ihrem alten Namen EC-Karte bekannt ist. Sie steckt in vielen Brieftaschen und ist Begleiter beim Einkaufen und Geldabheben. Das Geld, das man ausgibt, wird zeitnah vom Girokonto abgebucht. Das macht die Girocard zu einer sogenannten Debitkarte. Eine reine Girocard kann man nur in Deutschland verwenden. Lediglich Girocards, die an V-Pay (Visa) gekoppelt sind, funktionieren auch im Ausland.

Das mobile Kartenterminal wird über die SIM-Karte mit dem Mobilfunknetz verknüpft. Solange man also ein Netz hat, ist man mit einer SIM-Karte für mobile Kartenzahlung bestens ausgerüstet.

Bei nicht mobile Kartenterminals, die über das Festnetz laufen, ist man ortsgebunden und somit auf den ISDN Anschluss angewiesen.

An der Kasse führt der Kunde seine Karte in das dafür vorgesehene Kartenterminal. Der zu zahlende Geldbetrag erscheint entweder automatisch auf dem Display oder wird vom Kassierer eingegeben. Die Zahlung kann zum einen durch die PIN-Eingabe oder an einem sogenannten Encrypting PIN Pad bzw. kontaktlos erfolgen.

Der Verkäufer gibt den Betrag der Transaktion in der App ein und das Kartenlesegerät verbindet sich automatisch per Bluetooth mit dem Smartphone oder Tablet. Nun steckt der Kunde seine Karte in den Kartenleser und bestätigt die Zahlung mit der persönlichen PIN.