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Unter einem Kassensystem versteht man eine EDV-Lösung zur Einbindung von Peripheriegeräten oder Software mit einer Personal-Computer- oder elektronischen Registrierkasse.

Eine Registrierkasse ist ein Kasten mit einer Tastatur, einem Display für den Kassierer, häufig auch mit Kundendisplay und einer Geldlade. Ein Druckwerk sorgt für den Ausdruck der Kassenbons. Moderne Registrierkassen haben einen elektronischen Speicher für die Journaldaten und die Kassenberichte am Ende des Tages. Diese Informationen sind über die Cloud-Lösungen jederzeit abrufbar.

Darüber hinaus muss ein Kassensystem eine lückenlose Aufzeichnung sowie Signaturen der Einnahmen sowohl in Bar als auch mit den Karten und Mobilen Geräten sicherstellen. Es schützt vor einer nachträglichen Änderung der Transaktionen und erfüllt die Einzelaufzeichnungs- sowie Belegerteilungspflicht (Belegausgabepflicht).

1. Österreich – Seit 1.5.2016 gilt für alle Betriebe ab einem Jahresumsatz von 15.000 Euro bzw. Barumsätzen von mehr als 7.500 Euro eine elektronische Aufzeichnungspflicht (Registrierkasse / Kassenpflicht). Die Kassenpflicht muss seit 1.4.2017 zusätzlich über einen Manipulationsschutz, sogenannte Registerierkassenpflicht RKSV, verfügen. (siehe Kassensicherungsverordnung: https://www.bmf.gv.at/public/informationen/registrierkassen-beispiele-detailspezifikation.html).
2. Deutschland – Ab dem 1.1.2020 müssen Kassensysteme in Deutschland den Anforderungen der Kassensicherungsverordnung (KassSichV) Für die Verwendung der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) gibt es eine Nichtbeanstandungsregel bis zum 30.9.2020. Für GoBD (gesetzliche Aufzeichnungspflicht vor der KassSichV) konforme Kassen, die nach dem 25.1.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft wurden und bauartbedingt nicht auf die Anforderungen der KassSichV aufrüstbar sind existiert eine Übergangsregelung bis zum 31.12.2022. Für alle anderen Kassensysteme gilt diese Übergangsregelung grundsätzlich nicht. (https://kassensichv.com/).

„Die Kassensicherungsverordnung ist eine Verordnung des Finanzministeriums, die neue Standards zur Verhinderung von Manipulationen an Registrierkassen verbindlich vorschreibt. Die KassenSichV vom 26.9.2017 basiert auf dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 16.12.2016. Dieses Gesetz wird auch Kassengesetz oder KassenG genannt.

Ab dem 30.09.2020 müssen in Deutschland Registrierkassen, deren Bauart es technisch zulässt, mit einer sogenannten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Die Sicherheitseinrichtung speichert die Transaktionen der Kasse auf ihrem internen Speicher und liefert einen Code zurück an die Kasse. Dieser Code ist auf jeden Verkaufsbeleg zu drucken. Die Daten werden in einem unveränderbaren Protokoll gespeichert, das für das Finanzamt exportierbar sein muss.”(https://kassensichv.com/)

Seit 1.4.2017 müssen alle Registrierkassen zusätzlich über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Diese soll einen Manipulationsschutz garantieren. Die Sicherheitseinrichtung besteht aus einer Verkettung der Barumsätze mit Hilfe der elektronischen Signatur. In der Signatur sind der aktuelle Umsatzstand, der Umsatzstand des letzten Belegs sowie der Barumsatz des aktuellen Belegs verkettet. Damit ist eine Manipulation durch Löschung von Belegen ausgeschlossen. „Registrierkassen sind gemäß 131b BAO (BGBl. I Nr. 118/2015) durch eine technische Sicherheitseinrichtung gegen Manipulation zu schützen. Die technischen Detailspezifikationen dieser Sicherheitseinrichtung sind in der Anlage der mittlerweile notifizierten Registrierkassensicherheitsverordnung beschrieben.”

https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20009390